O compartilhamento de informações nas empresas é um gargalo a ser superado em qualquer organização, pequenas, médias ou grandes. Normalmente, o que muda é a necessidade específica de comunicação. Documentos compartilhados são ideais para trabalho em equipe. Já uma plataforma de reuniões on-line poupa o tempo e aumenta a produtividade. E outras empresas podem precisar de um sistema para organizar a agenda, distribuir tarefas e acompanhar o andamento do trabalho. Descubra a opção mais indicada para suas necessidades nos parágrafos a seguir!
Compartilhamento em nuvem – OneDrive
O OneDrive é um serviço de armazenamento na nuvem da Microsoft que permite o acesso dos arquivos de qualquer lugar com conexão à internet. Por ser um ambiente bastante parecido com as áreas de trabalho dos computadores pessoais, o recurso é bastante intuitivo.
A principal vantagem é que, armazenando o arquivo na nuvem, ele fica acessível a todos – que podem ou não ter a permissão de editar o documento. Caso a ideia seja trabalho em equipe, várias pessoas podem trabalhar simultaneamente no mesmo arquivo, que é salvo periodicamente. Versões anteriores de um mesmo arquivo também ficam disponíveis para acesso e recuperação.
Um dos pontos mais importantes a se considerar neste tipo de compartilhamento é a segurança. Os arquivos na nuvem são criptografados e armazenados em diversos dispositivos ao redor do mundo, todos com proteção própria da Microsoft. Desta forma, não há perigo de se perder determinados documentos caso haja pane em algum dos servidores.
Colaboração – Microsoft Teams
Já tínhamos comentado que as atividades de colaboração ocupam até 80% do tempo da equipe aqui no blog. Pois um estudo mais recente mostrou que colaboradores que utilizam ferramentas de tarefas on-line, como reuniões em vídeo, interagem mais e são mais produtivos. Isso porque a comunicação on-line tende a ser muito mais direta e assertiva, mostra a Harvard Business Review. Nada de deslocamento, parar todo o trabalho para a reunião ou conversas desnecessárias.
Soluções como o trabalho em equipe remoto funcionam perfeitamente para qualquer tamanho de equipe. Para esta tarefa de compartilhamento de informações nas empresas, o Microsoft Teams é a opção ideal. A ferramenta concentra em um mesmo local os sites relevantes, planos e tarefas, indicadores de resultados (Power BI), recursos para reuniões online, informações de sua agenda, além de contar com um chat persistente, facilitando a comunicação na companhia e tornando o trabalho em grupo mais eficiente. A ferramenta conta com quatro principais atributos:
Chat
Apresenta as versões individuais, privadas ou em grupo, além de guardar o histórico e ajudar as pessoas a estarem antenadas em discussões do dia a dia de trabalho.
Hub
O grupo pode acessar em um único local todo conteúdo compartilhado pelo Teams.
Customização
A ferramenta é customizável, incluindo APIs públicas para que os desenvolvedores de apps possam integrá-las com o Microsoft Teams. As equipes também podem ser customizadas e reorganizadas, basta clicar e arrastar o nome do time em qualquer lugar da sua lista de equipes. Desta forma, as informações específicas para cada trabalho ficam apenas com a equipe designada.
Segurança
O aplicativo segue todos os padrões de segurança da Microsoft, incluindo privacidade e preservação das informações compartilhadas entre membros da equipe. Os dados, que são armazenados no Azure, a nuvem da Microsoft, são criptografados e cobertos por um modelo operacional transparente, sem acesso permanente aos dados do cliente.
Organização – Sharepoint Online
O compartilhamento de informações nas empresas também depende de uma organização cuidadosa. O Sharepoint Online auxilia nesta organização, permitindo compartilhar arquivos, dados, notícias e recursos.
Com o Sharepoint, você cria sites e portais acessíveis apenas para quem faz parte da equipe de trabalho. É neste ambiente que informações relevantes para o grupo de trabalho são disponibilizadas, sejam documentos e arquivos ou mesmo notícias e artigos interessantes.
A ferramenta conta com notificações e acompanhamento do fluxo de trabalho, o que permite gerenciar de perto cada processo – e corrigi-lo quando for necessário. Com as listas e bibliotecas do SharePoint, o Microsoft Flow e os PowerApps, você cria experiências digitais avançadas com formulários, fluxos de trabalho e aplicativos personalizados para cada dispositivo.
Todas estas possibilidades tornam o Sharepoint altamente colaborativo – e produtivo. Por meio do Sharepoint é possível ainda fazer edições e contribuir com o trabalho sem que as versões originais sejam perdidas ou sobrescritas, protegendo-o contra erros que podem custar caro. A solução protege as informações do seu negócio, possibilitando o controle de versões e aprovações de conteúdos, obtendo total gerenciamento sobre os documentos da empresa.
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Para conhecer mais sobre com estas ferramentas de produtividade podem auxiliar na sua empresa, entre em contato conosco pelo link. Acompanhe-nos também no Facebook e Linkedin.
