Os ambientes de trabalho mudaram radicalmente nas últimas décadas. As decisões deixaram de ser tomadas por um chefe para se tornarem responsabilidade de um grupo. Logo, as reuniões se tornaram mais importantes. Mas algo se perdeu no caminho: o tempo. Atividades de colaboração ocupam até 80% do tempo da equipe, segundo a Harvard Business Review. E se elas não forem produtivas ou tiverem de ser repetidas diversas vezes, lá se vai a produtividade.
Antes de pensar em voltar ao modelo de chefe autocrático, é importante lembrar que a flexibilidade no trabalho é decisiva para até 74% dos empregados. E isso é determinante para a produtividade. O HSBC, por exemplo, descobriu que 89% de seus funcionários afirmam produzir mais se tiverem liberdade em gerir suas próprias tarefas.
Outra mudança de paradigma foi que as pessoas passaram a dedicar pelo menos parte de seu tempo para trabalhar fora do escritório. E, assim, o home office ficou bastante popular. Um estudo da IWG, empresa suíça especializada em trabalho, 70% das pessoas ao redor do mundo trabalham de casa ao menos uma vez por semana.
Como tudo, as transformações trouxeram prós e contras. Reuniões físicas são cada vez mais custosas. Mas como definir demandas em conjunto em um ambiente tão descentralizado? E como fazer para que todos tenham acesso às mesmas informações sem enviar documentos e memorandos sem fim?
Resumindo: como não perder ainda mais tempo e dinheiro?
É pensando nesta eficiência que a Support oferece o Microsoft Office 365. Há diversos produtos no pacote para soluções específicas que, combinadas, otimizam o tempo com o que realmente importa.
Por exemplo, o Skype for Business é praticamente o substituto de reuniões. Basta estar conectado à internet para acessar telas compartilhadas, mensagens, chamadas de voz e vídeo. Tudo do computador ou direto de dispositivos móveis, com um aplicativo leve e intuitivo. Qualquer documento pode ser compartilhado e, caso seja necessário, as reuniões podem ser gravadas para mais tarde.
Já com o Microsoft Teams, é possível designar tarefas, definir cronogramas e criar chats para que toda a equipe tenha acesso às decisões – e destacá-las para que ninguém se perca. Os documentos podem se compartilhados e editados em tempo real, eliminando a espera para aprovações ou as inúmeras versões de um mesmo projeto. E, havendo dúvidas, é só acionar o chat em modo privado ou em grupo.
Apesar de tantas facilidades, o bom e velho e-mail ainda pode ser bastante útil como um jeito mais formal de se comunicar, principalmente com os clientes de sua empresa. Para isso, a Support disponibiliza e-mail corporativo, baseado na tecnologia Exchange Online, também da Microsoft.
Com 50G de armazenamento, contatos e tarefas salvas no e-mail, o serviço ainda compreende quais mensagens são realmente relevantes e quais costumam não ter tanta importância assim. Tudo isso com um inteligente serviço de busca para encontrar aquelas mensagens antigas.
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