A organização das tarefas é um dos principais desafios para qualquer empresa. A Harvard Business Review aponta que 28% do tempo no trabalho é perdido com tarefas administrativas e burocráticas por semana. É para auxiliar em tarefas como estas que o Exchange Online, a solução de e-mail da Microsoft, foi criada – integrando Outlook e Exchange para uma experiência ainda mais produtiva.
Parte do pacote Office 365, a ferramenta é hospedada na nuvem, podendo ser personalizada para atender às necessidades únicas e garantir que as comunicações da empresa estejam sempre disponíveis. O Exchange Online oferece recursos poderosos que compreendem quais mensagens são mais relevantes e quais não, somados a uma eficiente pesquisa de conteúdo e filtro antispam.
Todos os recursos são integrados ao Outlook, o que torna a ferramenta bastante similar ao uso do e-mail off-line. No plano mais comum, o e-mail possui 50 GB de espaço, permitindo enviar mensagens com até 150 MB.
Por ser operado da nuvem, o serviço oferece mobilidade e flexibilidade para seus usuários. Afinal, ele pode gerenciar as informações e acessar o sistema remotamente, otimizando ainda mais o tempo.
Além do Outlook, o Exchange também dispõe do calendário Microsoft, no qual é possível acessar a agenda de praticamente qualquer lugar, a qualquer momento, e visualizar compromissos, agendar novas reuniões, categorizá-las e compartilhar a agenda para que outras pessoas da equipe possam ver – ideal, por exemplo, para os profissionais que trabalham fora do escritório ou viajam frequentemente.
Outra das vantagens do Outlook/Exchange é a preocupação constante com a segurança dos dados dos usuários. Os filtros antimalware e antispam protegem as caixas de correio, assim como a prevenção contra perda de dados evita que os usuários enviem informações confidenciais por engano a pessoas não autorizadas. Servidores globalmente redundantes, recursos avançados de recuperação em caso de desastres e uma equipe de especialistas em segurança monitoram o Exchange Online 24 horas por dia para proteger os dados. Além disso, para garantir o funcionamento ininterrupto do serviço de e-mail, há disponibilidade de 99,9%, com direito a compensação financeira se isso não acontecer.
A integração do serviço com os produtos Microsoft também permite abrir e editar documentos de Word e Excel, por exemplo, sem sair do e-mail. Desta forma, o processo fica mais rápido e intuitivo, sem a necessidade de downloads. Este tipo de integração está disponível para qualquer serviço Microsoft.
Por último, uma das caraterísticas mais importantes é o armazenamento das mensagens recebidas. Quando os e-mails estão em servidores ativos, eles acabam prejudicando o desempenho de suas ferramentas, além de ficar consideravelmente mais difícil de achar o que ainda é relevante e o que já pode não ser mais. Porém, apenas excluir tudo não é sempre uma opção inteligente. O arquivamento é uma solução um tanto antiga, porém, com a otimização da tecnologia Microsoft, os seus e-mails podem ocupar até 50% menos espaço de seu servidor, além de continuar protegendo as mensagens arquivadas contra qualquer eventualidade.
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