Manter o foco e a produtividade pode ser um desafio para equipes que trabalham online. Conversas de bate-papo constantes e notificações impedem que os funcionários aproveitem ao máximo seu tempo para focarem nas tarefas.
Essas distrações interrompem o fluxo de trabalho e podem fazer com que os projetos fiquem atrasados, incompletos ou com possíveis alterações. Segundo uma pesquisa do Hubspot, um trabalhador comum precisa de 23 minutos para focar novamente em uma tarefa que estava fazendo.
Além disso, outros problemas que atrapalham a produtividade nos negócios são a falta de centralidade e desorganização com arquivos, reuniões e tarefas. Essas situações são bem comuns e a equipe pode perder tempo tentando achar os documentos ou não se atentar a reuniões importantes na agenda.
À medida que os negócios avaliam como minimizar os obstáculos para otimizar a produtividade, é importante que as soluções fornecidas facilitem a colaboração em tempo real e de maneira online. Dessa forma, os funcionários podem executar suas tarefas perfeitamente uns com os outros, com os clientes e de qualquer lugar.
Como aumentar a produtividade da equipe no trabalho
Aumentar a produtividade não é algo constante e de um dia para o outro. Você precisa entender sua equipe e as prioridades para construir um local de trabalho que potencialize as habilidades de todos e, principalmente, na maneira de cada um. Aqui estão algumas maneiras simples de capacitar e melhorar a produtividade da equipe.
1. Recompense a qualidade, não a quantidade
O reconhecimento é tão importante quando se trata do local de trabalho. Qualquer bom líder ou gerente de equipe dedica um tempo para reconhecer o trabalho duro e o esforço de seus membros da equipe. Esse reconhecimento pode ocorrer no dia a dia com a equipe, em reuniões, ou com promoções na empresa.
Quando você reconhece o trabalho e as contribuições excelentes, tente se concentrar nos esforços de qualidade e não na quantidade de um corpo de trabalho. Por exemplo, considere se um dos membros de sua equipe responde a vários tickets, mas tem uma baixa pontuação de satisfação do cliente. Você também pode ter outro membro da equipe que responda a menos tickets, mas tenha um índice de satisfação do cliente de 100%. Nessa situação, é melhor direcionar seus elogios ao membro da equipe com um trabalho de maior qualidade.
2. Monitore o progresso
Acompanhe os projetos em que sua equipe está trabalhando e quanto tempo eles estão para realizá-los. Você pode relatar esse rastreamento em uma ferramenta de produtividade como Trello ou Asana, mas também pode falar sobre isso em reuniões diárias ou reuniões de equipe. Pedir às pessoas que compartilhem suas contribuições com o grupo pode ser uma ótima maneira de promover a responsabilidade pelas tarefas.
Aplicativos como Microsoft Teams auxiliam a construir métricas de reuniões, por exemplo, para entender quanto tempo por dia o funcionário tem tempo para focar em tarefas e quanto tempo está passando em ligações e no chat.
Defina prazos e acompanhe como você está indo até eles. Peça aos membros da equipe que criem etapas menores e digeríveis para avançar em direção à meta maior e, em seguida, certifique-se de que eles relatem seu status à medida que você avança em direção à data de conclusão prevista.
3. Invista em tecnologia
De acordo com um estudo da Accenture, inovações como tecnologia de IA e sistemas especialistas têm o potencial de tornar o trabalho mais produtivo. Prevê-se que o uso dessas tecnologias aumente a produtividade do trabalho em 40% em 2035
Soluções como Microsoft 365, Windows 365 e Microsoft Azure ajudam os colaboradores a centralizarem todas as ferramentas necessárias para trabalhar de qualquer lugar com qualidade.
Com o Microsoft Teams, por exemplo, os funcionários podem gerenciar notificações e pop-ups que normalmente podem afastar sua concentração de um projeto ou reunião.
4. Realize reuniões
Esse conselho pode parecer contraintuitivo – como você deve ser produtivo se tem diversas reuniões ocupando muito tempo do seu dia? Reuniões permanentes são uma excelente maneira de os membros de sua equipe se conectarem e compartilharem no que estão trabalhando.
Quanto mais as pessoas falam sobre seus projetos, mais oportunidades elas têm de obter perspectivas alternativas e feedback sobre seu trabalho. Obter diversas visões sobre o que pode ser melhorado ou alterado em um projeto específico é uma excelente maneira de a pessoa que o executa continuar melhorando e criando um trabalho ainda melhor. Quinze minutos é uma quantidade perfeita de tempo para uma conversa sobre o dia.
5. Crie um ambiente de trabalho saudável
Não é sempre que alguém tem um desempenho ideal sob estresse contínuo e contínuo. Se os membros da sua equipe estão constantemente preocupados ou sempre à beira do esgotamento, eles não terão um bom desempenho ou produtividade.
Certifique-se de que os membros da sua equipe saibam que não há problema em fazer pausas e crie uma cultura de equilíbrio na equipe ou na empresa. Isso diminui o estresse e a ansiedade que eles podem desenvolver em um ambiente que se sentem pressionados.
Embora seja bom verificar como os projetos estão e garantir que eles ainda estejam no caminho certo, é igualmente importante verificar como os membros de sua equipe estão se saindo pessoalmente. Reserve um tempo em conversas individuais para falar sobre a vida pessoal – os membros da sua equipe estão felizes? Eles têm tempo para passar com suas famílias? Quais são alguns de seus hobbies favoritos? Você também pode criar espaços fora do trabalho para sua equipe se conectar, por meio de eventos externos e reuniões sociais.
6. Estabeleça metas realistas
Metas realistas são necessárias quando você deseja um aumento na produtividade. Embora metas elevadas possam às vezes ser úteis, elas nem sempre são eficazes para motivar os outros. Na verdade, se você estabelecer metas irracionais, sua motivação pode cair. Isso ocorre porque, para se manter motivado, você precisa experimentar pequenos sucessos ao longo do caminho.
Esteja preparado para o futuro da produtividade
Com a pandemia, a tendência é que as empresas adotem ambientes de trabalho cada vez mais online, já que, segundo uma pesquisa da Hubstaff, 65% dos funcionários acreditam que os horários de trabalho remoto podem aumentar sua produtividade. Os empregadores podem utilizar os recursos, aplicativos e integrações do Microsoft para superar desafios comuns de produtividade, como conversas constantes de bate-papo ou gerenciamento de controle de versão de documentos. Essas ferramentas fornecem aos funcionários os recursos necessários para executar suas responsabilidades com eficiência. E os empregadores abrirão caminho para que os funcionários reduzam as distrações, colaborem de forma eficaz e permaneçam engajados com a empresa.
Para saber como aumentar a produtividade da sua equipe com uma consultoria personalizada, entre em contato conosco.
