OneNote ajuda equipes a trabalharem melhor

Profissionais que precisam criar um banco de inspiração, afazeres, tarefas, listas de prioridades e referências: o OneNote é o aliado perfeito para organizar todas essas informações de forma sistêmica e de fácil consulta. Imagine todas as informações que um profissional gostaria de armazenar para o dia a dia e coloque tudo em um caderno virtual dividido por pastas e tags. Este é o OneNote.

Se o gestor tem este perfil e precisa de uma ferramenta para organizar informações e referências para a equipe, o OneNote pode ser o parceiro perfeito. Colaboradores multitarefas precisam de uma tecnologia que os ajudem a se manter organizados diante da avalanche de informações recebida diariamente. O software é a solução mais eficiente para acabar com aquele monte de papéis de anotação espalhados pelas mesas e monitores.

Como o OneNote funciona?

O software é um programa colaborativo onde é possível criar notas com qualquer conteúdo desejado, desde informações profissionais até lista de compras. Estas notas criadas podem ser compartilhadas e receber qualquer tipo de conteúdo de outros usuários como imagens, gráficos, planilhas, checklists e outros elementos que interagem com as anotações. É uma forma prática de unificar o trabalho em equipe e agregar informações que poderiam se perder com o tempo e com a desorganização na rotina de trabalho.

O OneNote salva automaticamente todas as informações da sua conta na Nuvem e sincroniza em todos os dispositivos que utilizarem o app, permitindo que todas as notas sejam compartilhadas e editadas por outras pessoas ao mesmo tempo. Além desta flexibilidade, há a compatibilidade com todos os formatos: Windows Phone, iOS e Android em tablets, notebooks e computadores.

Ideal para equipes de trabalho de pequenas e médias empresas, ele aumenta de forma prática a produtividade dos colaboradores ao enviar notificações das atividades que tiveram prazos inseridos. Com ele é possível criar uma seção intitulada “objetivos” e dentro dela incluir páginas com diferentes prioridades e seus prazos em cada uma delas, preenchendo os itens em uma lista com checkboxes. Dessa forma, o OneNote oferece a gestores e equipes uma visão panorâmica de suas anotações em uma única plataforma, a maneira ideal de tomar as rédeas das melhores ideias para colocá-las em prática.

Ao fazer um acompanhamento semanal das tarefas a serem cumpridas, gestores passam a ter um controle maior sobre metas e prazos, evitando atrasos, esquecimentos e aprimorando a otimização do tempo investido em cada tarefa.

OneNote em pequenas empresas

Um restaurante, por exemplo, pode aproveitar as plataforma para unir os colaboradores que trabalham com as compras semanais e na cozinha. Pode-se incluir uma lista de compras e a validade de cada produto, auxiliando quem faz a manipulação dos alimentos. Também é possível criar listas colaborativas de contas fixas a pagar como luz, gás, aluguel e estabelecer o colaborador responsável por gerenciar estas tarefas. Além disso é possível criar também uma lista de contas flutuantes mês a mês. Com isso, há uma visão ampla e sistêmica dos últimos meses, gerando uma análise do que tem sido desnecessário, fazendo comparação de preços e cortes sazonais de acordo com a demanda do negócio.

Para os escritórios, o OneNote pode auxiliar colaboradores armazenando metodologias, metas de equipe, tarefas de cada setor e colaborador. Para agências de design ou comunicação, o programa pode ajudar a organizar inspirações, clippings e referências.

Além de todas essas vantagens e possibilidades, há mais uma: o OneNote deixa seu ambiente muito mais sustentável, economizando papel e ajudando o meio ambiente. O programa pode ser instalado tanto no desktop quanto na versão mobile, mais indicada para quem vive fora do escritório e precisa de flexibilidade em diversas estações de trabalho.

Fonte: http://microsoft.westcon.com/