11 recursos para obter o máximo proveito do seu e-mail

No mundo do trabalho, o e-mail é um dos pilares. Ele permite que nos comuniquemos em velocidades ultra-rápidas, sem ter que pegar o telefone, e nos dá o poder de considerar cuidadosamente os projetos, perguntas, respostas, opiniões, solicitações e comentários, de forma a abrir uma porta para a melhor comunicação.

No entanto, a maioria das pessoas não estão tirando proveito do que seus sistemas de e-mail oferecem. Claro, eles sabem como enviar mensagens, fazer anotações, bloquear seus calendários e agendar lembretes, mas também existem alguns recursos que podem transformar a maneira de usar o e-mail corporativo.

• Formatação condicional: agrupamento de mensagens com a formatação condicional pode ajudá-lo a organizar conversas e ficar de olho em determinado tópico. No entanto, em vez de agrupar todas as mensagens em um lote que você pode navegar em um relance, esse recurso simplesmente exibe mensagens que correspondem aos critérios selecionados na fonte e /ou cor de sua escolha.
• Agrupamento de mensagem: Para os usuários de e-mail grandes, a capacidade de agrupar mensagens em conversas relacionadas com tópicos específicos pode ajudar a manter o controle de e-mails, manter-se atualizado sobre os desenvolvimentos e trabalhar de forma mais eficiente.
• Envio futuro: Se você tem notícias que não deseja compartilhar imediatamente ou um projeto que está pronto para entrega, mas você não quer enviá-lo muito cedo, esse recurso permite criar e distribuir mensagens em sua programação.
• Regras: as regras permitem criar e gerenciar configurações que fortalecem seu sistema de email para processar automaticamente as mensagens de uma determinada maneira. Alguns sistemas podem procurar e incluir o remetente, destinatário, tamanho de e-mail, data e muito mais. Dessa forma, você nunca vai perder uma mensagem de seu chefe ou seu cliente mais importante; mensagens com anexos grandes podem ser apontados, etc.
• E-mail de texto: Para aqueles momentos em que você precisa de uma resposta imediata, ou precisa entrar em contato com alguém que não pode ter acesso à sua conta de e-mail, uma mensagem de texto pode ser a melhor escolha. Alguns provedores de e-mail de negócios oferecem esse recurso, outros não. Se ele oferecer, pode ajudá-lo a transmitir mensagens urgentes rapidamente. Só tome cuidado de reservar a utilização desse recurso para aqueles que preferem assim ou para situações verdadeiramente críticas, porque pode ser prejudicial receber uma enxurrada de mensagens de texto não-urgentes durante uma reunião, nas férias, etc.
• Alertas: Se você precisa reduzir distrações por um dia ou por tempo indeterminado, ao desabilitar os alertas você pode eliminar notificações sobre novas mensagens e se concentrar na sua tarefa. Por outro lado, se você está esperando por um e-mail importante, pode facilmente transformar em alerta por apenas algumas horas.
• Modelos de e-mail: Se você é um oficial de informação pública, o representante de serviço ao cliente, trabalha em vendas ou em qualquer outra posição que exige colocar em campo os pedidos de informação sobre um programa, serviço, produto ou tópico, os modelos de e-mail podem ajudá-lo a fazer o trabalho mais rápido. Depois de criar seu modelo, tudo que você tem a fazer é localizá-lo, personalizá-lo conforme necessário e clicar em enviar. Isso pode ajudar a economizar tempo e aumentar a sua produtividade. Além disso, por não ter que ficar se repetindo, melhora a satisfação no trabalho.
• Salve mensagens como arquivos: Se você quiser salvar e-mails no mesmo arquivo do projeto, contratos ou outros documentos, você pode simplesmente arrastar sua mensagem da janela do seu e-mail para a pasta de arquivo. Ou, você pode clicar em Salvar como e escolher para salvar uma mensagem em um local específico. Dessa forma, você pode consultar a mensagens sem procurar na sua caixa de entrada ou arquivos.
• Atalhos multi-ação: Se o seu sistema de e-mail suporta atalhos, ele também pode apoiar atalhos multi-ação, que lhe dão a capacidade de combinar vários atalhos em uma ação rápida. Por exemplo, se você deseja marcar um grupo de e-mails como leitura e, simultaneamente, movê-los para uma pasta específica, ou até mesmo marcar as mensagens como lidas, sinalizá-las como importante e encaminhá-los para sua equipe, você pode fazer isso com atalhos de multi-ação. Alguns sistemas de email que suportam esse atalhos também permitem que você crie os seus próprios, assim você pode personalizar suas ações e tornar o trabalho de gerenciar sua caixa de entrada mais rápido.
• Limpeza automatizada: Alguns sistemas de e-mail incluem uma função de limpeza automatizada que ajuda a economizar espaço e manter a caixa de entrada organizada. Quando uma conversa (mensagem e resposta) ocorre ao longo de e-mail, alguns sistemas podem analisar o conteúdo da conversa e determinar se uma mensagem é completamente contida dentro de cada segmento. Se for, em seguida, a mensagem anterior será automaticamente excluída, assim você terá acesso a mensagem original e a todos os comentários dentro de um único e-mail de conversa, mas sua caixa de entrada não será obstruída por e-mails redundantes. Mesmo assim, se alguém continua entupindo sua caixa de entrada com mensagens que você não precisa ou não quer, você pode bloqueá-las com o seu “lixo” ou filtros de “spam”. Mas se você não quer evitar essa pessoa permanentemente, você pode simplesmente optar por enviar certas conversas diretamente para o seu lixo, clicando no botão Ignorar.
• Delegar acesso: Finalmente, se você estiver saindo em licença ou férias e não quer checar as mensagens diariamente ou semanalmente, ou voltar e ter uma montanha de e-mails para verificar, pode dar a alguém permissão para gerenciar sua caixa de entrada. Basta usar as configurações da conta. Se existir um botão de acesso delegado ou algo semelhante, pode optar por dar acesso a um colega de trabalho que pode intervir e responder a mensagens em sua ausência. Claro, você ainda tem a capacidade de verificar mensagens e responder conforme o caso, mas esse recurso pode ajudar você a manter as coisas sob controle enquanto estiver ausente.

Fonte: blogs.office.com

Imagem: pixabay.com